En años en donde todo parece ser urgente y el estrés laboral alcanza niveles extremos, el interrogante de cómo gestionar de forma correcta el tiempo está presente en la mente de muchos trabajadores. Sin importar el rubro o sector empresarial, el manejo de este recurso y su relación con la productividad es un asunto que merece atención si el deseo es lograr un crecimiento. En este sentido, las reuniones se colocan en un lugar interesante para analizar y mejorar. Llevar adelante encuentros claros y efectivos no solo puede mejorar los resultados, sino también influir de forma positiva en el ambiente laboral.
Luego de años de trabajo, todas las personas han lidiado al menos en una oportunidad con una de esas reuniones que parecen interminables. Cuando el tiempo se extiende y el aburrimiento se contagia, la concentración disminuye notablemente y parece imposible no dispersarse. Como reflejo de esta realidad, diferentes estudios afirman que cerca del 40% del tiempo utilizado en reuniones de Latinoamérica se malgasta. Por lo tanto, casi la mitad de estos encuentros resultan improductivos. Ahora bien, ¿cómo revertir esta situación?
Aunque pueda haber ciertas diferencias respecto a los temas a tratar o del rubro en el que se enmarcan las reuniones, existen algunas recomendaciones útiles para cualquier encuentro. En esta línea, es necesario tener siempre en cuenta que, mientras menos delimitada esté la reunión, menos efectiva resultará. Por lo tanto, la principal base de estos consejos radica en la planificación. Sumado a esto puede ocurrir que, a pesar de que existen ciertos parámetros previamente acordados, es posible que las reuniones pierdan su eje. Es por eso que también hay herramientas para manejar estos casos.
Teniendo en cuenta que las reuniones de trabajo forman parte de aquellas actividades cotidianas de las empresas, tener en claro cuáles son los errores más comunes permite identificarlos y más tarde corregirlos. De esta manera, será posible aprovechar al máximo estos espacios para, no solo determinar cuáles son las actividades a realizar, sino también conocer diferentes puntos de vista y crecer a partir de cada postura.
En este sentido, como primera medida es posible resaltar que en muchas ocasiones la impuntualidad es un error recurrente. Así sean solamente unos pocos minutos, la falta de puntualidad puede mal predisponer a los participantes o generar interrupciones molestas. Por otro lado, el hecho de no preparar las intervenciones también es otra falla. Con el fin de priorizar un desarrollo dinámico se deja a la deriva este punto y los temas a tratar pueden desorganizarse o ser tratados de forma desequilibrada.
Ligado también a la organización, otro error que se comete está relacionado con la información o material necesario para la reunión. Asegurarse que los reportes y demás documentos sean proporcionados en tiempo y forma permite que todos los participantes tengan conocimiento del tema a tratar. Cuando esto no ocurre, posibles debates o intercambios de ideas enriquecedores pierden su valor y consecuentemente las reuniones se vuelven más improductivas.
Con objetivos claros y organización, es posible gestionar de forma correcta el tiempo y desarrollo de las reuniones. Conoce los mejores consejos para aumentar la productividad de estos encuentros.
Dejada a un lado o menospreciada por muchos, la planificación es un paso previo a las reuniones que nunca puede faltar. Aquellos encuentros que no tienen las pautas claras desde un inicio o se van adaptando en pleno desarrollo del mismo no suelen acabar con grandes resultados.
En este sentido, para llevar adelante una buena planificación deben ser considerados principalmente algunos aspectos. Entre ellos, invitar a la menor cantidad de personas es fundamental. A menor cantidad de personas, menor número de distracciones. A su vez, la claridad de las reuniones aumenta y el intercambio es más fluido. Por otro lado, asignar un tiempo para cada tema también es necesario, como así también determinar objetivos estratégicos.
Siendo una técnica sumamente útil para separar cuestiones mentales o emocionales que se acarrean, el check-in es un gran espacio que mejora notablemente las reuniones. Estos 5 minutos previos a que comience el punteo de temas pautados permite aumentar la posterior concentración y enfocarse precisamente en aquellos puntos tratados. Además, este recurso muy utilizado en el coaching ejecutivo profesional también sirve para que los participantes conecten entre sí y se construya un ambiente favorable para todos.
En muchas ocasiones puede que ciertos participantes se extiendan demasiado. Ya sea porque intentan explicar al detalle, buscan lucirse o simplemente porque tienen la costumbre de perder el eje de su discurso, las personas con estas características requieren de una persona que tenga la capacidad y la formación para moderar. Es por eso que, de forma amable y respetuosa, resulta fundamental evitar estos excesos.
De esta manera, en caso de que se presente alguna discusión o debate que no lleva a buen puerto, para estas instancias es muy útil un moderador. Por último, a modo de cierre es posible realizar un check-out. A partir del mismo se puede hacer una síntesis de la reunión, recordar acuerdos y también mantener fresca la información.
