La era digital es un hecho, la gran mayoría de las personas tiene hoy una conexión directa con dispositivos digitales y la accesibilidad a internet es cada vez más sencilla. Es por eso que una de las leyes implicitas para los negocios, sean emprendimientos recientes, compañías de muchos años o cualquier otro tipo de organización, es tener en cuenta que debe contar con un soporte digital.
La simplificación de procesos, la apertura, el mayor alcance, la comunicación constante y tantas otras ventajas que se encuentran al digitalizar un negocio, hacen que la decisión sea lógica y evidente. Sin embargo, muchas veces se posterga dicha decisión porque no se sabe por donde comenzar, cuál es el primer paso, de qué manera se encara una digitalización, qué recursos se deben poner sobre la mesa y cuáles son las condiciones que deben establecerse a nivel general para lograr que el hecho de digitalizar resulte funcional a los objetivos del negocio.
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Muchas veces sucede también que se menciona mucho el concepto de "digitalizar" o "digitalización" y no se entiende bien a lo que hace referencia o de qué se trata. Puede sonar difícil, costoso y hasta reservado para ciertos tipos de negocios, pero, por el contrario, digitalizar un negocio es bastante más simple de lo que puede parecer.
Fundamentalmente el proceso se basa en la migración de operaciones que solían hacerse en un formato físico, hacia un modelo digital o virtual, es decir con intervención de tecnología y dispositivos que reemplacen a tales herramientas físicas. Por supuesto que dependerá de cada negocio y de las características del mismo, pero la realidad es que aún cuando no se pueda digitalizar el 100% de las tareas, lo más seguro es que si pueda aprovecharse un soporte digital para simplificar muchos de los procesos que se realizan cada día.
No existe una receta exacta para digitalizar un negocio, peor hay algunas medidas que se pueden tomar para que el proceso resulte más sencillo y además destaque las ventajas en función de lo que la organización necesita.
Como se decía en parrafos anteriores, no todas las empresas o emprendimientos son iguales por lo que no tienen las mismas necesidades. No es lo mismo la tecnología que puede aplicar y que necesita un emprendimiento que vende ropa, a lo que puede ser una librería, almacen o restaurante. Mientras que el emprendimiento de ropa puede requerir una plataforma de e-commerce como herramienta principal, el restaurante tendría más razones para generar un sistema de reservas en línea, al igual que aplicaciones de entrega.
Es por eso que lo primero que se debe hacer para digitalizar un negocio es evaluar las necesidades puntuales y específicas que se pretenden resolver con la tecnología, antes de dar cualquier otro paso el proceso de digitalización. Definir objetivos e identificar cuáles serán los beneficios.
Digitalizar un negocio puede requerir cierta inversión y es por eso que luego de evaluar las necesidades, es importante que la elección de las tecnologías y los sistemas digitales a aplicar sean las adecuadas. Hay que investigar, buscar opciones, informarse y terminar decidiendo lo que se ajuste mejor al modelo de negocio y a los objetivos planteados. Tal como se explicó con el ejemplo del emprendimiento de ropa y el restaurante.
Digitalizar por el solo hecho de digitalizar no terminará siendo productivo. La digitalización de un negocio debe estar acompañada de una capacitación que le permita al equipo de trabajo utilizar y sacarle provecho a la tecnología que se aplique. Las herramientas digitales, más allá de que pueden ser algunos sistemas autónomos que funcionan con IA, necesitan de que las personas tengan la capacidad necesaria para ejecutarlas. Además, es importante que la educación sea constante, para buscar no solo aprender a manejar la tecnología, sino evolucionar con ella.
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Cuando se digitaliza un negocio, la información puede volverse más vulnerable, sobre todo cuando se trabaja con sistemas de guardado en nube o carpetas compartidas en varios dispositivos. Es por eso que la seguridad y privacidad debe ser un tema principal a tener en cuenta.
Lo más recomendable es siempre utilizar contraseñas seguras, autenticación de dos pasos, antivirus y, volviendo al punto anterior, capacitación del equipo de trabajo para que puedan esar atentos ante cualquier amenaza o problema que surja respecto a la seguridad de datos e información relevante del negocio.
Más allá de que al iniciar con la digitalización del negocio se hicieron las evaluaciones correspondientes, puede suceder que la tecnología que se aplicó no terminó resultando lo funcional que se pensaba para los objetivos que se tenían. Es por eso que cada cierto tiempo es clave el volver a evaluar la situación, relevar información e introducir los cambios que sean necesarios.
Lo mejor es analizar métricas y tener seguimientos del progreso que hubo al digitalizar. De la misma forma, mantenerse actualizado con los avances tecnológicos y estar enterado de las nuevas versiones, herramientas o plataformas que puedan ser útiles para el negocio.
