“Es vital la organización. Si no hay organización, no hay claridad en lo que se espera de uno, ni para cuando”, comienza diciendo el especialista colombiano Juan Pablo Lema, creador de Time Es Cool, un programa de talleres para manejo del tiempo.
Además, Juan Pablo agrega a lo ya expresado: “Es importante tener un programa 360, con absoluta certeza de lo que uno tiene por hacer, cuanto le tomará y en qué momento va a poder hacerlo”.
Dayana Santacreu, con residencia en Alicante, España, es una Mentora, consultora y formadora en estrategia de negocio, que hace hincapíe en la gestión del tiempo. Ella también destaca que: “Organizarte, desde mi punto de vista, lo es todo. Organizar el tiempo conlleva a que uno consiga los objetivos más rápido, de forma eficaz, sin estresarse y, por el contrario, obtener satisfacción. Todo esto genera más salud, porque se evita el agobio y se puede sentirse uno pleno por cumplir con la agenda”.
Cuando se habla del tiempo, se hace referencia a un recurso que no tiene posibilidad de renovarse, es que no hay, al menos por el momento, maquina ni hechizo que pueda alargar los días, las horas ni los minutos, como así tampoco volver el tiempo atrás.
“El tiempo es el único recurso no renovable que tenemos. El dinero se puede conseguir, sea con préstamos, trabajo adicional, lotería, etc. Pero el tiempo es finito, hay 24 horas al día 168 horas a la semana. Tiempo, minuto, hora que pasa, no se puede recuperar. Dado que es el recurso más valioso y que muchas veces no valoramos como tal, hay que ser conscientes que del tiempo depende todo, no se puede comprar, ni vender, ni pedir prestado”, explaya Juan Pablo Lema, haciendo énfasis en tomar consciencia con esto.
De hecho, para la experta Dayana Santacreu, quien es creadora de Emprender con Consciencia, el tiempo no se puede separar de lo que es la vida misma: “Si te pones a pensar, el tiempo es vida. Depende donde estemos poniendo nuestro tiempo, estamos poniendo nuestra vida, por lo que organizarlo bien y exponerlo a las cosas que realmente queremos hacer es algo valiosísimo”.
¿Es posible aprender a manejar el tiempo? Claro que lo es y a eso se dedican en parte los dos especialistas consultados, por lo que a continuación comparten algunas técnicas posibles para comenzar a trabajar en el mejor aprovechamiento de las horas del día y, por consiguiente, aumentar la productividad, no solo en lo laboral, sino en otros aspectos más personales.
Según lo que expresa Juan Pablo, una de las más recomendadas y utilizadas es la técnica pomodoro: “ayuda a la concentración, evitar multitarea y tener pausas regulares que mantengan el nivel de energía”.
Siguiendo con la explicación, el docente de EU Bussines School, profundiza: “Uno puede aplicar hábitos como leer el correo electrónico o mensajes en un determinado periodo de tiempo, pueden ser espacios de 10 o 15 minutos cada cierta cantidad de horas. Disminuir las notificaciones, sobre todo las del celular que nos sacan del foco y aprender a sostener reuniones efectivas, que sean puntuales, concretas. Si se aplica concentración con técnica pomodoro, hay buen manejo de los sistemas de mensajería, chats y correos, se hacen reuniones efectivas y, se identifican las distracciones roba tiempo, se puede mejorar mucho”.
Desde España, Dayana coincide en destacar la técnica pomodoro como una de las más importantes, sin embargo, primero centra su atención en la autodisciplina necesaria para lograr la aplicación de cualquier técnica de manejo del tiempo.
“Técnicas hay muchas, pero lo primero es comenzar con la autodisciplina. No autoengañarse con estar cumpliendo con el tiempo cuando no es así”, dice al inicio y luego continúa: “A mi particularmente me gusta aplicar y aconsejar a mis clientes en enfocarse en tareas similares durante un periodo de tiempo. Es decir, si tengo que grabar videos, por ejemplo, pues voy a emplear una mañana del lunes para grabar todos los videos de una semana, entonces enfoco toda mi atención a esa tarea y es mucho más sencillo y rápido hacerlo en un bloque de tiempo, que de manera salteada”.
A ello, agrega la técnica pomodoro, pero aclara que no a todos les servirá aplicarla de la misma manera: “siempre hay que tener en cuenta que ira según la disciplina de la persona. La técnica pomodoro marca tiempos de 20 minutos de trabajo, aunque debe ser a criterio personal, yo por ejemplo hago bloques de 90 minutos por alarma, pero hay gente que no logra concentrarse tanto tiempo, entonces es bueno cortar antes, hacer paradas y luego seguir”.
Otra herramienta que enseña Dayana y de la que hace gala, es una patentada por Bryan Traci, que lleva el nombre de: “tráguese el sapo primero” y, tal como lo narra la entrevistada, “consta de hacer la peor tarea que tienes por delante en primer lugar. Eso quita el tapón, porque si estás pensando todo el día en esa tarea y no la haces, te va quitando energía para el resto”, y suma otra de carácter y autoría más propia: “Otra es tener un boli, o distintos con colores y organizar las diferentes áreas de una agenda diaria, sea estudio, relaciones, familia, hobbys, trabajo y más”.
Al igual que en todo proceso de cambio, aplicar técnicas para un mejor manejo del tiempo, en pos de cumplir con los objetivos establecidos, desde lo laboral o personal, puede llegar a ser dificultoso, sin embargo, Juan Pablo despeja las dudas y temores: “Es fácil aplicar las técnicas. No es una ciencia cierta, son comportamientos a partir de la consciencia, que pueden modificar los resultados que se buscan”.
Con esta visión coincide Dayana, quien afirma: “Es fundamental aplicar nuevos hábitos. Se puede aprender más lento o más rápido, pero debe ser constante y no esperar tampoco cambiar de la noche a la mañana”, para luego aclarar respecto a lo que se entiende por fácil: “No es sencillo cambiar los hábitos dentro de la vida, es fácil, pero no sencillo. Poco a poco los hábitos deberán ir creciendo, paso a paso se incorporan. Es voluntad y ponerse a hacerlo”.
Los cambios de paradigma que se introdujeron en los últimos años, acelerados muchos de ellos a causa de la pandemia, han impulsado en gran medida el trabajo remoto, que elimina el tiempo de traslado a oficinas o lugares físicos de trabajo. Ahora bien, ¿esto significa que uno maneja mejor el tiempo desde su casa? Juan Pablo, responde: “En esencia, es uno quien tiene el problema, el mal hábito. Al trabajar remoto o en oficina, solo cambia el lugar. Muchos echan la culpa a estas situaciones, pero los síntomas probablemente ya venían de antes. No va a depender del lugar, va a depender de uno mismo y los comportamientos que se tengan”.
Que la tecnología domina gran parte de la vida de una persona no es ningún secreto ni descubrimiento. Cada vez más, los procesos cotidianos dependen del funcionamiento de una máquina, pero para Dayana, es algo que nuevamente tiene solución en la autodisciplina: “Uno debe estar disciplinado para que la tecnología no interfiera ni robe tiempo. Juega a favor silenciar notificaciones, entrar solamente contadas veces al email por día, tener ventanas cerradas, no saltar de un sitio al otro. Yo, además, siempre recomiendo un boli con un papel al lado y todas las tareas que se pasan, apuntarlas. Así, en lugar de tener que cortar con una tarea y saltar a otra, se realiza luego y tacharla, lo que también genera una sensación de placer al notar que cumpliste efectivamente con ello”.
Dayana Santacreu explica: "La multitarea genera mucho estrés y problemas emocionales. Además, solo un 2% de la población está capacitado para ser multitasking, sin embargo, muchas veces uno se empeña en hacer cosas en simultaneo pensando que es posible y, al final, no se completa ninguna".
Lo normal siempre ha sido trabajar en un rango horario impuesto por las principales compañías y el comercio, que oscila entre la franja de 08:00 a 18:00 horas, pero tal como los nuevos paradigmas han impulsado el trabajo remoto, la cuestión horaria también se ha visto alterada.
Ante esto, Juan Pablo entiende que es hora de reordenar el modo y el horario, a lo que resume: “Lo mejor es no trabajar en horarios corridos, porque la energía se agota. Mientras más tiempo se mantenga uno concentrado en una actividad, más difícil será mantener la productividad en niveles altos. Es que el trabajo continuo agota la batería, como si fuera la de un celular, y si no se recarga, con pausas, solo terminaremos frente a la pantalla o tratando de hacer algo sin obtener verdaderos resultados”.
Organizar y aprender a administrar el tiempo de un día, para poder incluir el trabajo, las relaciones, el tiempo en familia, salidas con amigos y hasta hobbys, es en si una búsqueda de ser más feliz, porque si uno logra hacerse el tiempo para eso, sin dudas estará más satisfecho. A eso apunta Dayana, como objetivo final de las técnicas que se apliquen y el proceso en si de manejar mejor las horas, minutos y segundos.
“El tema de trabajar horas productivas está relacionado a la felicidad. Es decir, si tu trabajas en algo que te hace feliz, en un trabajo con propósito, serás mucho más productivo que si te encuentras en algo que no va con tu propósito o valores. Igual de importante que equilibrarlo con la rueda de la vida, no solo ser productivo en el trabajo, sino con la salud, hobbys, familia y relaciones. Al equilibrar eso durante el día, seguramente se será mucho más productivo porque se es feliz y se está centrado”, sentencia la profesional.
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