La importancia de las reuniones productivas
Uno de los secretos para lograr productividad en el ámbito del trabajo, es sacar provecho de las reuniones. Esto implica todo un desafío, porque hay que tener muy en claro si en realidad hace falta una reunión y también la duración de la misma para que todos los integrantes mantengan la concentración sobre lo que se está hablando.
Lo que ocurre es que la mayoría de las personas normalmente temen asistir a las reuniones porque hay otros cientos de cosas que preferirían hacer con su tiempo. Por eso, la cuestión de cuánto debe durar una reunión de trabajo es un aspecto central para que la misma sea efectiva.
¿Es necesaria una reunión?
La primera pregunta que nos debemos hacer antes de convocar a una reunión de trabajo, es si esta es necesaria. ¿La información que tengo para dar no puede ser transmitida por correo electrónico u otra vía de comunicación? ¿El problema a resolver demanda de una reunión? Concretar una reunión de trabajo por un asunto que no lo requiere se traduce en una pérdida de tiempo.
Hay herramientas como Slack, a través de la cual se pueden realizar encuestas, obtener opiniones de varias personas y enviar videoclips. Hay otras formas que no requieren de tanto tiempo ni de un determinado número de personas reunidas en un lugar.
Ante esta situación, ¿Cuándo una reunión es necesaria? Sin dudas cuando se requiere de una conversación activa que involucre intercambiar ideas entre sí. Un asunto que se deba debatir y que no solo se trate de una notificación o envío de información.
Calidad de tiempo por sobre cantidad
Por lo general se cree que la duración de una reunión de trabajo debe ser de 1 hora. Sin embargo, los especialistas sostienen que 25 minutos es el tiempo ideal porque esa es la cantidad de tiempo óptima en la que las personas mantienen la concentración.
Lo recomendable, entonces, son reuniones cortas. Y si no alcanza con ese tiempo para abordar el asunto tratado con profundidad, establecer pausas en el medio. Los expertos afirman que pasada la media hora de reunión se pierde efectividad porque el foco se desvía.
Obtener el máximo provecho del tiempo
Al tratarse de reuniones de corta duración, no hay tiempo que perder. Se debe lograr un aprovechamiento inteligente del mismo y para ello hay que dedicar atención a la preparación de la reunión. En ese sentido, el primer punto a definir es cuál es el objetivo o el propósito que se persigue con el encuentro. ¿Se busca solucionar un problema, establecer un presupuesto o tomar una decisión? Hay que tenerlo en claro de antemano.
A partir de tener el objetivo claro, hay que seleccionar a las personas adecuadas para la reunión y decirles qué se busca de cada una. La mayor productividad de una reunión se logra cuando aquellos que intervienen ya saben cuál es su propósito en la misma. También existen en la actualidad herramientas de IA que optimizan las reuniones de trabajo.
¿Qué ocurre con la cantidad de personas?
Quedó en claro que para que una reunión se trabajo sea efectiva, es mejor que no sea extensa y en el plano ideal no supere los 25 minutos. ¿Qué ocurre con la cantidad de personas? ¿Más es mejor? ¿Se da una situación similar a lo que ocurre con el tiempo?
Como mencionamos arriba, uno de los puntos importantes a determinar es quiénes van a participar de la reunión. Entonces, solo las personas necesarias son las que deben ser parte. Ni una más. Los especialistas sostienen que cuanto más grande es el tamaño del grupo, la tendencia de la productividad individual empieza a disminuir.
Lo que se recomienda, entonces, es que cada reunión de trabajo no tenga más de 7 personas. Si se supera ese número, es imposible tener la opinión de cada uno de los participantes. Cuanta más gente se involucre, menos productivos nos volvemos.
